ORGANIZACION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

NOMBRE DEL MODULO 3: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
DURACIÒN MÀXIMA : ACOMPAÑAMIENTO DIRECTO : 105 HORAS
TRABAJO AUTÒNOMO : 45 HORAS
1. COMPETENCIAS A DESARROLLAR:

Competencia:
Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

Elemento de competencia:
Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
Elemento de competencia:
Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las
Normas vigentes.
Elemento de competencia:
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
Elemento de competencia:
Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la Organización.

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

1. Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas dela organización la
Legislación vigente.
2. Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos, las normas internas y la legislación vigente.
3. Organizar y administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.
4. Conservar y preservar los documentos para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas y la legislación.
3. CONOCIMIENTOS
3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Recursos informáticos:
Ø -Computadores
Ø -Aplicativos (software)
Ø -Redes de información
Ø -Impresora
Ø -Internet
Ø -Correo electrónico

Fax
Digitación
Técnica de reproducción
Útiles, elementos y mobiliario
Legislación para la gestión y administración documental.

Concepto de :
Ø -Gestión Documental
Ø -Documento
Ø -Documento de archivo
Ø -Documento electrónico de archivo
Ø -Comunicaciones Oficiales.

Correspondencia
Clases de documentos:
Ø -público
Ø -Privado

Unidad Correspondencia :
Ø -Concepto
Ø -Objetivos
Ø -Misión
Ø -Funciones
Ø -Servicios que presta
Ø -Normas internas (Manuales de procedimiento, Gestión Documental) y legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.

Estructura interna de la Organización:
Ø -Técnicas de organización
Ø -Tipos de Organización: Lineal, funcional, lineal staff , departamentos matrices y unidades estratégicas de negocios.

Medios de ingreso y despacho de documentos; normas de correo y embalaje.
Clasificación de la documentación producida y recibida:

Ø -Correspondencia
Ø -Folletos, revistas y publicaciones
Ø -Comunicaciones oficiales recibidas
Ø -comunicaciones oficiales enviadas
Ø -comunicaciones oficiales por correo electrónico.

Planillas y formatos para la radicación y registro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relación de préstamos de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para préstamo de documentos).

Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales recibidas.

Procedimiento para la distribución de las comunicaciones oficiales recibidas.

Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales y comerciales enviadas.

Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales producidas.

Depósitos de archivos

Ø Conceptos
Ø Principios


Condiciones físicas y técnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservación de los archivos.
Normas y legislación vigentes para las instalaciones locativas de los archivos.
Muebles
Unidades de conservación
Elementos
Normas técnicas y legislación vigentes para la organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos.

Conceptos de:
Ø Archivo
Ø Archivo total
Ø Organización de archivos
Ø Organización de documentos
Ø Clasificación
Ø Clasificación documental
Ø Ordenación
Ø Ordenación documental
Ø Archivo electrónico
Ø Documento electrónico de archivo
Ø Documento original

Estructura orgánica funcional
Agrupaciones documentales
Código. Concepto
Expediente. Concepto. Ordenación del expediente.

Fases de formación del archivo: Ciclo vital. Concepto.

Ø Archivo central
Ø Archivo histórico

Fundamentos de la clasificación documental:
Ø Principios de orden original
Ø Principio de procedencia

Metodología de la clasificación
Sistema de ordenación:
Ø Alfabético
Ø Numérico
Ø Mixtos
Técnicas y procesos archivísticos

Tablas de retención documental:

Ø Definición e importancia
Ø Marco jurídico
Ø Principios básicos
Ø Procesos técnicos
Ø Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación
Ø Conceptos de: Disposición final, conservación total, eliminación, microfilmación, selección, muestreo, valoración documental: valores primarios y valores secundarios; retención y depuración.

Transferencias documentales. Definición e importancia.
Procedimiento para las transferencias documentales.
Preparación física de la documentación.
Inventarios documentales. Concepto. Utilidad.
Formatos de control para préstamo y consulta de documentos.

Normas y procedimientos para el préstamo y control de documentos.

Ø Conceptos de:
Ø Preservación documental
Ø Conservación documental

Aspectos legales sobre conservación de documentos
Normas técnicas colombianas NTC 4436 y 2676 sobre permanencia y durabilidad de los soportes documentales.
Factores de deterioro de los documentos:
Ø Ambientales
Ø Bióticos
Ø Desastres
Ø Antropogenicos
Ø Normas internas y legislación vigente acerca del acceso a los documentos y a la información de archivos.

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO

Verificar y clasificar los documentos, teniendo en cuenta las normas de recepción y de envío:
Ø Identificar los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos.
Ø Describir los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos.
Ø Identificar los equipos y programas (aplicativos) para la recepción y envío de los documentos.
Ø Operar equipos y programas (aplicativos) para la recepción y envío de los documentos.
Ø Interpretar la estructura interna de la organización.
Ø Identificar los documentos que ingresan y los que salen de la organización.

Radicar los documentos recibidos y los enviados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

Ø Aplicar las normas y la legislación vigente para la radicación y registro de documentos.
Ø Identificar planillas, formatos y controles para certificar la recepción o el envío de los documentos.
Ø Diligenciar planillas formatos y controles para certificar la recepción o envío de los documentos.

Registrar los documentos recibidos y los despachados de acuerdo con las normas de la legislación vigente.

Ø Aplicar el software (aplicativo) para el manejo de la correspondencia.
Ø Analizar y sintetizar información

Distribuir los documentos a las oficinas encargadas de su tramite.
Enviar los documentos de acuerdo con las normas y la legislación vigente.
Ø Aplica las normas y la legislación vigente para el envio de los documentos.
Ø Aplica las normas de correo y servicio de mensajería.

Organizar el espacio para el archivo
Ø Interpretar las normas y la legislación vigente que regula la construcción o adecuación de las instalaciones locativas para la gestión y administración de los archivos.
Ø Identificar las condiciones físicas de los locales para el funcionamiento de la unidad de correspondencia y para la administración y custodia de los archivos e información respectivos, de acuerdo con las normas internas de la organización y la legislación vigente.
Ø Identificar los muebles, las unidades de conservación y los elementos requeridos para la organización de los archivos.

Aplicar el sistema de ordenación empleado por la organización.
Ø Interpretar el sistema de organización institucional.
Ø Identificar las agrupaciones documentales.
Ø Comprender el proceso de clasificación orgánico-funcional de las series documentales.
Ø Identificar los diferentes sistemas de ordenación.

Codificar de acuerdo con las normas establecidas.
Ø Aplicar la normatividad para la codificación.




Conformar los expedientes y archivar los documentos.
Ø Identificar unidades documentales simples y complejas.
Ø Identificar unidades archivísticas o expedientes.

Determinar la disposición final de los documentos.
Ø Aplicar las disposiciones definidas en la tabla de retención de dependencia para cada serie documental.
Transferir los expedientes de archivo.
Ø Aplicar el procedimiento para transferencia de expedientes.
Ø Preparar físicamente los documentos.
Diligenciar los formatos de control
Ø Identificar los formatos para la solicitud y control de préstamos de documentos.
Conservar los documentos en el soporte o medio de digitación.
Ø Interpretar la legislación vigente y las políticas de la organización para la conservación de documentos.
Suministrar documentos e información
Ø Aplica las normas internas y la legislación vigente para el préstamo de documentos y suministro de información.
Reproducir la información solicitada.
4. CRITERIOS DE EVALUACION
Utiliza cuidadosamente útiles, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y el despacho de documentos
Identifica de manera responsable los medios de ingreso y de despacho de documentos de la organización.
Aplica de manera responsable los procedimientos, las normas, la legislación vigente y la estructura orgánica-funcional para la recepción y el despacho de documentos manual automatizado.
Opera de manera meticulosa los programas (aplicativo) para el recibo y el despacho de los documentos internos y externos.
Verifica rigurosamente que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y distribuidos.
Demuestra responsabilidad y rigor en la radicación de los documentos recibidos y por despachar.
Analiza, interpreta y sintetiza de manera coherente la información contenida en los documentos recibidos y por despachar para el respectivo registro.
Utiliza de manera responsable los formatos o planillas para el registro y control de los documentos recibidos y por despachar, manual o automatizados
Distribuye oportunamente los documentos a las respectivas dependencias responsables de su tramite
Realiza de manera rigurosa el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas.
Utiliza de manera responsable los medios para el envió de los documentos generados por la organización; normas de correo y de embalaje.
Verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y enviados.
Distribuye y conserva oportunamente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.
Aplica técnicas de plegado embalaje.
Realiza cuidadosamente el descargue de los documentos recibidos a las dependencias respectivas.
Identifica de manera diligente los muebles, archivadores, unidades de conservación y elementos requeridos para la organización de los archivos.
Interpreta de manera responsable las normas y la legislación vigente que regulan la construcción o adecuación de las instalaciones locativas para la gestión y administración de los archivos.
Precisa responsablemente las normas técnicas y la legislación vigente para la organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos.
Aplica de manera rigurosa la metodología para la clasificación documental, teniendo en cuenta la estructura orgánico – funcional, el ciclo vital de los documentos, las agrupaciones documentales y los principios de orden original y el de procedencia.
Interpreta cuidadosamente la codificación de las dependencias de una empresa, en el organigrama.
Aplica de manera rigurosa las normas y la legislación vigente en la conservación de los documentos; la permanencia y la durabilidad de los soportes documentales; el acceso a los documentos, el suministro de la información e identifica los factores de deterioro de los documentos.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR
Requisitos Académicos:
Ø Profesional en las ciencias de la información y la documentación, en secretariados, licenciado en lenguas, Secretario (a) bilingüe.
Experiencia Laboral
Ø Relacionada con el sector productivo, no menor a dos años.

Competencias
Ø Dominio y habilidad en competencias laborales y comportamentales; procesos y procedimientos en las organizaciones relacionadas con áreas de sistemas e información.
Ø Habilidad para formular y evaluar proyectos productivos y formativos.
Ø Dominio en lenguaje profesional, oral y escrito.